OptiHsoins

La France compte près de 1400 établissements de santé avec quelques 700 000 personnels soignants, en particulier des infirmier·e·s et aides-soignant·e·s. Le travail au sein de chaque service est organisé selon des plannings dont la construction est souvent complexe, tant elle soulève d’enjeux : assurer la continuité et la sécurité des soins 24h/24h, respecter la législation et le budget alloué, mais aussi préserver la qualité des soins, l’efficience des services et les équipes. Aujourd’hui, la qualité de vie au travail des salariés est fortement mise en exergue avec l’hypothèse sous-jacente qu’il serait un facteur important de réduction du stress, du turn-over ou du taux d’absentéisme, mais aussi aurait une incidence sur la sécurité et la qualité des soins.  En considérant cette hypothèse, l’outillage managérial s’avère au cœur d’une réflexion sur les effets des outils de gestion sur ces contextes de travail. De ce point de vue, la gestion des plannings par les cadres de santé est une dimension primordiale qui mérite attention.

Objectif

Le projet OptiHSoins vise à développer des outils facilitant la gestion des plannings des équipes soignantes par les cadres de santé, qui prennent en compte les contraintes opérationnelles réelles tout en considérant également l’aspect humain dans l’organisation du travail. Afin de pouvoir intégrer ces deux dimensions essentielles, l’étude menée associe à la fois des chercheurs issus du domaines des sciences humaines et sociales (SHS) pour mieux comprendre les problématiques humaines et leviers d’action à l’œuvre depuis la conception jusqu’à la mise en œuvre, et des chercheurs de la communauté de la recherche opérationnelle (RO) pour la construction de propositions de plannings équilibrés et réalistes.

Au final, l’objectif sera de développer un outil d'aide à la décision innovant pour la gestion des plannings qui permette :

• De respecter les contraintes réglementaires et budgétaires ;
• De prendre en compte le bien-être des soignants et des patients, 
• D’optimiser la gestion du temps dans les services hospitaliers ;
• Et au final d’améliorer la qualité des soins.

Développer des outils d’aide à la décision innovants en matière de gestion des plannings du personnel soignant constitue donc un levier pour répondre aux enjeux de « l’hôpital du futur », et en particulier celui de la transformation numérique de la santé, fixés par le plan « Innovation santé 2030 » présenté en juin 2021 par le Président de la République.

Methode utilisée

De tels outils, basés sur des techniques de Recherche Opérationnelle (RO) articulées à des travaux de Sciences Humaines et Sociales (SHS), centrés sur l’analyse de l’activité de travail au sein des services, devraient permettre aux cadres de santé de se concentrer davantage sur les missions d’animation du collectif de soins plutôt que sur des tâches administratives, de contribuer à la qualité de vie au travail du personnel soignant et à une meilleure cohésion des équipes, et, in fine, de concourir à améliorer la qualité des soins.

Ce projet collaboratif comporte à la fois des enjeux disciplinaires et interdisciplinaires et est financé par l’ANR à hauteur de 455 K€ sur 4 ans (2023-2027).

Rôles de l'école

Le premier enjeu, pour les chercheurs SHS, est de parvenir à décrire avec précision et finesse, sur la base d'une méthodologie empirique, les modalités de construction des plannings des équipes de soins en intégrant les différents niveaux de contraintes (individuel, organisationnel et réglementaire).

Par la suite, un enjeu commun aux domaines de RO et SHS sera de concevoir des modèles d’optimisation intégrant les réalités de terrain mises au jour.

Le troisième enjeu concernera le développement de méthodes de résolution par les chercheurs de RO relatives aux modèles complexes qui auront été caractérisés, de façon à mettre à disposition un outil flexible qui puisse s’adapter à une majorité de services hospitaliers.

Le dernier enjeu global concernera la capacité à inscrire le projet dans une logique de co-conception de l’outil avec les utilisateurs, afin de faciliter une appropriation et une adéquation de la solution proposée aux besoins du quotidien des services hospitaliers et des cadres de santé.

Les prochaines étapes

Les prochaines étapes sont d’affiner la définition de l’équité au sein des équipes hospitalières et d’identifier les principales contraintes opérationnelles qui structurent l’ensemble des possibles pour une planification acceptable et performante. Pour cela différents services des établissements hospitaliers partenaires acceptent de participer à des enquêtes de terrain, permettant une exploration fine de l’activité de création et pilotage des plannings de travail. Ces enquêtes vont ainsi donner lieu à une caractérisation de la problématique sociale et de la problématique combinatoire à adresser.

Les résultats attendus

À travers cette étude que nous souhaitons conduire au sein de CHU partenaires, il s’agira de déterminer les conditions d’appropriation par les cadres de santé et leurs équipes de outils de planification produits, ainsi que les facteurs à prendre en compte pour favoriser l’émergence de solutions jugées équitables au sein des équipes de soins.

Les partenaires

Ce projet coordonné par Odile Bellenguez, professeure à IMT Atlantique, s’inscrit dans les champs d’expertises des laboratoires LS2N pour la partie optimisation et LEMNA et CENS pour les parties SHS.

Au global, le consortium regroupe cinq partenaires académiques :

• IMT Atlantique (IMTA) / Laboratoire des Sciences du Numérique de Nantes (LS2N, UMR 6004),
• IMT Atlantique (IMTA) / Centre Nantais de Sociologie (CENS, UMR 6025) et Laboratoire d'Économie et de Management de Nantes-Atlantique (LEMNA, EA 4272),
• Université d’Angers (UA) / Laboratoire Angevin de Recherche en Ingénierie des Systèmes (LARIS, EA 7315) en collaboration avec l’Université Catholique de l’Ouest (UCO),
• Université d’Angers (UA) / Groupe de Recherche Angevin en Économie et Management (GRANEM, EA 7456),
• Université de Tours (UT) / Laboratoire d'Informatique Fondamentale et Appliquée de Tours (LIFAT, EA 6300).

Ce consortium couvre ainsi les compétences nécessaires en alliant une large gamme de techniques de Recherche Opérationnelle et de génie industriel, ainsi que des connaissances complémentaires en management et sociologie du travail et des organisations.

La collaboration avec les trois hôpitaux que sont le CHU de Nantes, d’Angers et le CHU de Tours, est déjà active et à l’origine de l’identification du besoin